1- Amaç
Hilful Fudul Vakfı, karar alma ve değerlendirme süreçlerinde kişisel çıkarların etkisinde kalınmaması ilkesine bağlı olarak faaliyetlerini gerçekleştirir. Karar alma sürecinin kişisel çıkarların etkisinde yürütülmesi, kişisel çıkarların karar alma süreçlerini etkileme olasılığı ya da kişisel çıkarların karar alma süreçlerini etkileyebileceği yönünde bir algı oluşması halinde çıkar çatışması durumu ortaya çıkar. Bu politika, çıkar çatışması durumlarını önleme veya yönetme ile ilgili ilkeleri, kuralları ve bunların nasıl uygulanacağını açıklamaktadır.

2- Kapsam
Aksi belirtilmediği sürece bu politika Yönetim Kurulu dâhil olmak üzere tüm üyelerini, çalışanlarını, gönüllülerini, iş birliği yapılan kurum ve kuruluşlar ile ortak çalışanlarını, hizmet alınan danışman, mali müşavir, avukat, dış denetçiler ve Hilful Fudul Vakfı adına temsil yetkisi verilen her bir kişiyi kapsar. Tüm bu kişiler çıkar çatışması politikasına uyum göstermekle yükümlüdür. Hilful Fudul Vakfı ile ilişkili kişilerin çıkarları ifadesi, o kişilerin birinci derece akrabalarının çıkarlarını da içerir. HİLFUL FUDUL VAKFI RÜŞVET ve YOLSUZLUKLA MÜCADELE POLİTİKASI bu politikanın dahilindedir.

3- Görev ve Sorumluluklar
Hilful Fudul Vakfı Çıkar Çatışması Politikasının uygulanması, takibi ve güncellenmesi ve bu politikaya uyulup-uyulmadığını takip edecek sistemlerin oluşturulması Hilful Fudul Vakfı Yönetim Kurulu’nun yetki, görev ve sorumluluğundadır. Hilful Fudul Vakfı Çıkar Çatışması Politikası, Hilful Fudul Vakfı Politikaları’nda yer almaktadır. Her çalışan, gönüllü, hizmet alınan uzman ve iş birliği yapılan kişinin Çıkar Çatışması Politikasını bilmesi ve uyması kendi sorumluluğundadır.

4- Çıkar Çatışması Politikası
Hilful Fudul Vakfı çalışanlarının çıkar çatışması yaratabilecek durumlardan uzak durması esastır. Vakıf kaynaklarının, adının, kimliğinin ve gücünün kişisel fayda için kullanılmaması, vakfın ismini ve imajını olumsuz etkileyecek durumlardan kaçınılması tüm çalışanların en önemli sorumluluklarındandır. Aşağıdaki uygulama esasları, Hilful Fudul Vakfı çalışanlarının görevlerini yerine getirirken veya iş ilişkilerinden dolayı özel hayatlarında karşılaşabilecekleri çıkar çatışması durumlarını ve bu durumlarda uygulanması gereken ilkeleri belirlemektedir. Tereddüde düşülen durumlarda yöneticilere, Yönetim Kuruluna veya Denetim Kurulu’na danışılır.

5- Çıkar Çatışması Oluşturabilecek Faaliyetlerde Bulunmayla İlgili Genel Politika
Tüm Hilful Fudul Vakfı çalışanlarının, aşağıda çıkar çatışması yaratabilecek faaliyetler olarak maddelenmiş olan durumlara ve belirtilen ilkelere tam olarak uyması gerekmektedir.

a. Çalışanlar aile fertleriyle, dostlarıyla veya ilişkide bulunulan diğer üçüncü şahıslarla hiçbir surette karşılıklı veya karşılıksız menfaat sağlayan iş ilişkisine girmez. Örneğin, satın alma yetkisi bulunan bir çalışan aile fertlerinden birinin çalıştığı bir tedarikçi ile iş yapmaktan kaçınmalıdır. İstisnai haller Vakıf Yönetim Kurulu Başkanı'nın bilgisi ve onayına tabidir. Çalışanlar Hilful Fudul Vakfı’na ait herhangi bir bilgiyi içeriden sızdırmak suretiyle herhangi bir ticari menfaat elde edemez, başkalarının menfaat elde etmesine vesile olamaz.
b. Hilful Fudul Vakfı çalışanlarının doğrudan ve dolaylı yollarla "tacir" veya "esnaf" sayılmasını gerektiren çalışmalarda bulunmaması, her ne ad altında olursa olsun çalışma saatleri içinde veya dışında bir başka kişi ve/veya kurum için ücret veya benzer bir menfaat karşılığı çalışmaması esastır. Ancak, çalışanların mesai saatleri dışında bir başka kişi (aile ferdi, dost, diğer üçüncü şahıslar) ve/veya kurum için ücret veya benzer bir menfaat karşılığı çalışmaları;

1. Vakıfta sürdürdükleri görev ve diğer Hilful Fudul Vakfı uygulamaları ile çıkar çatışması yaratmaması,
2. Diğer iş etiği kuralları ve bu kuralları destekleyen politikalar ile uyumsuzluk yaratmaması,
3. Vakıftaki görevlerini sürdürmelerini olumsuz yönde etkilememesi,
4. Yönetim kurulunun yazılı onayı koşulları ile mümkündür.

c. Çalışanların herhangi bir politik partide görev alması aşağıda belirtilen koşullar ve yönetimin yazılı onayı ile mümkündür;
1. Çalışanlar, çalışma saatleri içerisinde herhangi bir politik faaliyette bulunamaz ve bu faaliyetlerle ilgili çalışma arkadaşlarının zamanını alamaz.
2. Çalışanlar politik faaliyetleri süresince Vakıf adını, Vakıftaki pozisyonunu, unvanını ve Hilful Fudul Vakfı’na ait kaynakları kullanamaz.

d. Çıkar çatışması durumları, kişilerin finansal çıkarlara ilişkin faaliyetleri ve kararları sırasında veya vakfın çıkarlarına uygun şekilde davranma yükümlülüklerini engelleyecek kişisel çıkarlar ortaya çıktığında yaşanabilir. Hilful Fudul Vakfı ile ilişkilendirilen kişiler, birinci maddede de belirtildiği gibi potansiyel, gerçek veya algı düzeyindeki tüm çıkar çatışması durumlarından kaçınmalıdır. Hilful Fudul Vakfı ile olan ilişkisi nedeniyle oluşan potansiyel veya gerçek tüm çıkar çatışması durumlarını açık bir biçimde kabul ve beyan etmelidir.
e. Vakfın seçilmiş organlarında görev alan kişilerin ilişkili olduğu şirketlerin ya da kurumların Hilful Fudul Vakfı ile iş birliği içinde çalışması, Hilful Fudul Vakfı’nın projelerine destek vermesi, faaliyetlerine katılması teşvik edilmektedir ancak, bu şirketler ve kurumlar Hilful Fudul Vakfı’nın markasından ve itibarından fayda sağlayamazlar.
f. Bu kişiler, çıkar çatışması olarak algılanabilecek finansal ve finansal olmayan çıkarlarını beyan etmelidirler. Bu beyan, tarafsız bir şekilde incelenmesi ve gerekli önlemlerin alınması için Yönetim Kuruluna sunulmalıdır. Çıkar çatışması durumu, bir Yönetim Kurulu üyesi ile ilgili ise, o kişi çıkar çatışması beyanının değerlendirileceği toplantılara katılmayacaktır.
g. Kişisel çıkarlar ile vakfın çıkarları arasında bir çatışma olması durumunda, çıkar çatışması vakfın çıkarları doğrultusunda şeffaf bir şekilde açıklanarak beyan edilecek ve çözüme kavuşturulacaktır.
h. Vakıf ile ilişkili kişiler, vakfın ilişkilerini, özel hayatlarında iltimas, iyilik veya uygunsuz/usulsüz fayda talep etmek ya da sağlamak adına kullanamazlar.
i. Vakıf ile ilişkili kişiler, siyasi aidiyet, ilişki, düşünce veya faaliyetlerinin, vakfın ayırıcı özelliklerinden, temel niteliklerinden biri olan siyasal tarafsızlık ilkesini etkilemesine izin veremezler.
j. Çalışanların yetkilerini, kendi ve/veya yakınları menfaatine ve kendisinden beklenilen özen dışında kullanarak Vakfa zarar vermesi kabul edilemez.
k. Çalışanlar Vakfın satın alma ve faaliyetleri ile taraf olduğu tüm işlemler ve sözleşmelerden doğrudan ya da dolaylı olarak kişisel kazanç elde edemez.
l. Çalışanlar ahlaka, kanuna ve Vakıf disiplinine aykırı fiil ve davranışlarda bulunamaz.

6- Kaynakların Kullanımı

a. Vakıf adına yapılacak kaynak kullanımlarında, Vakıf çıkarları dikkate alınır. Vakıf çıkarı olmaksızın her ne isim altında ve her kim adına ve yararına olursa olsun Vakıf varlıkları, olanakları ve personeli Vakıf dışında kullanılamaz.
b. Kaynakların Vakıf menfaatine doğru kullanımı, zamanın doğru kullanımını da gerektirir. İş saatleri içinde Vakıf çalışanları, zamanı iyi kullanır, iş saatleri içinde özel işlerine zaman ayırmaz. Yöneticiler çalışanları şahsi işleri için görevlendiremez.
c. Çalışma saatleri içinde özel ziyaretçi kabul edilmemesi esastır. Çalışanların zorunlu ziyaretçiler için görüşmelerin ziyaret konusu ile bağlantılı olarak ve iş akışını engellemeyecek şekilde makul bir sürede tamamlamaları gerekmektedir.

7- Vakfın İş Birliği İçerisinde Bulunduğu Diğer Kişi, Kurum ve/veya Kuruluşlarla İlişkiler

a. İş birliği yapılan ya da hizmet alınan kurum ve kuruluşlar ile ilişkilerde Hilful Fudul Vakfı çalışanları için çıkar çatışması politikasında tanımlanan durumların olup olmadığı değerlendirilir. Eğer beyan edilmiş bir durum varsa ve bu ortak çalışmayı güçleştiriyorsa ilgili kişinin iş birliğindeki pozisyonu ile ilgili değişiklik yapılabilir. Her durum kendi içerisinde özel olarak değerlendirilmelidir.
b. Vakıf çalışanları, taşeronları veya tedarikçileriyle ve Vakfın ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer kişi ve/veya kuruluşlarla özel iş ilişkisine giremez, kişisel amaçlı borç para ve/veya mal/hizmet alamaz ve Vakfın ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer kişi ve/veya kuruluşlara ödünç para ve/veya mal/hizmet veremez.
c. Vakıf personeli, Vakfın ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer kişi ve/veya kuruluşlardan hediye talep edemez, imada bulunamaz; Vakfı yükümlülük altına sokacak hiçbir hediye, para, çek, mülk, bedava tatil, özel indirimler vb. kabul edemez. Vakıf ile iş ilişkisi olan hiçbir kişi veya kuruluştan kişisel yardım, bağış kabul edilemez. Konuya ilişkin olarak Hediye Kabul Etme ve Verme Politikası uygulanır.

8- Medya İle İlişkiler

Medya ile olan ilişkilerde Vakıf İletişim Stratejisi dahilinde hareket edilir. Herhangi bir yayın kuruluşuna demeç vermek, mülakat yapmak, seminer-konferans vb. yerlere konuşmacı olarak katılmak Vakıf Yönetim Kurulu’nun onayına bağlıdır. Bu faaliyetlerden hiçbir şekilde kişisel kazanç elde edilemez.

9- Ücretli İş Sözleşmeleri ve Danışmanlıklar

a. Vakıf ile ilişkili kişilerin konuşma, yayın, medya programlarına katılım veya proje çalışması için herhangi bir ücret alması durumunda, eğer vakfın temel bilgileri, çalışmaları kullanılıyorsa ödeme doğrudan Hilful Fudul Vakfı’na yapılacaktır. Yönetim Kurulu, bu ödemenin bir kısmını veya tamamını ilgili personele iletmeye karar verebilir.
b. Vakıf ile ilişkili kişiler, bu kişilerin bağlı oldukları şirketler veya diğer kuruluşlar, vakfın ücretli iş sözleşmeleri için, rakiplerinin sahip olmadığı herhangi bir avantaj sunulmadığı takdirde başvurabilir ve rekabet edebilirler. Başvuru sürecinde kamuya açık olmayan vakfa ait ayrıcalıklı bilgileri kullanmamalı ve ayrıcalıklı bilgilerden yararlandıkları algısını kırmak için gereken her şeyi yapmalıdırlar. Başka bir deyişle, bu gibi durumlarda Hilful Fudul Vakfı ile ilişkileri nedeniyle başvuruları yapmaları engellenmeyecektir ancak kendilerine herhangi bir biçimde avantaj sağlanmayacaktır. Vakıf ile ilgili olmayan çalışmalar yaparken, yönetim kurulu üyeleri veya bağlı bulundukları şirketleri, ayrıcalıklı vakıf bilgilerini kullanamayacak ve bu bilgileri kullanabilecekleri yönünde bir algı oluşmasına karşı duyarlı olacaklardır.
c. Vakıf, ücretli işler ile ilgili görevlendirmelerin karar alma süreçlerini, ihale ve alım işlemlerini şeffaf bir şekilde yönetecektir. d. Vakıf çalışanları diğer kuruluşlar için kısa dönemli danışmanlık, uzmanlık benzeri işler yapabilir, bu işler karşılığında para alabilirler. Bu gibi durumlarda çalışanlar, ilgili sözleşmeleri ve tüm ayrıntıları Yönetim Kurulu’na beyan etmekle yükümlüdür.

10- İşe Alımlarda İltimas ve Kayırmacılık

a. Tüm pozisyonlara atamalar, liyakat ilkesi esasında, cinsiyet, bölge, dini inanç, fiziksel engel, aile durumu ve cinsel yönelim vb. ayrımlar gözetilmeden yapılır. İşe alım ve tedarik süreçleri; açıklık, adillik, şeffaflık ilkelerine bağlı kalınarak yürütülür.
b. Vakıfla ilişkili kişilerin akrabalarına, arkadaşlarına ve bu kişilerin bağlı oldukları kuruluşlara iltimas içeren, ayrıcalık tanıyan bir yaklaşım sergilenmeyecek, kayırmacılık olarak algılanabilecek muamelelerden kaçınılacaktır.
c. Tüm pozisyonlara atamalar liyakat ilkesi doğrultusunda, iç ve dış duyuru süreçleri tamamlandıktan sonra ve tüm başvurular dikkate alınarak yapılır.
d. Vakıf ile ilişkili kişiler, olası/potansiyel çıkar çatışması durumlarından sakınmak için iş başvurusu sahipleri ve adaylar ile bilincinde oldukları tüm kişisel bağlantılarını beyan etmelidir. Vakıf ile ilişkili kişiler çıkar çatışması içinde olacakları herhangi bir işe alım veya sözleşme süreci içinde bulunmayı reddetmekle yükümlüdür. Akrabaların ya da yakın kişisel ilişkisi bulunan kişilerin birbirleriyle hiyerarşik iş ilişkisi içinde olmalarına izin verilmeyecektir.

11- Kayıt Tutma
Bu politikaya uyum kanıtlanabilir olmalıdır. Bu nedenle vakıf çıkar çatışmalarına ilişkin organizasyonel ve idari düzenlemeleri ve bu politikanın ihlali ile ilgili olayları ve raporlamaları, çözüme yönelik alınan tedbirler de dahil olmak üzere en az 10 yıl süre ile kayıt altına alınarak muhafaza etmelidir. Denetleme Kurulu iş akışlarına dahil olarak söz konusu kayıtları kontrol eder.

12- Politika İhlallerinin Bildirimi
a. Bir çalışan ya da Hilful Fudul Vakfı adına hareket eden bir kişinin işbu Politikaya aykırı hareket ettiği yönünde görüş ya da şüphe varsa, Hilful Fudul Vakfı Etik Temsilcisine ve Etik Kurul’a iletilmelidir. Etik Kuralları ile ilgili hususlar belirli aralıklarla Vakıf çalışanlarına hatırlatılmaktadır.
b. Hilful Fudul Vakfı dürüst ve şeffaf bir yaklaşımı teşvik etmekte olup; iyi niyetle içten kaygılarını dile getiren herhangi bir çalışanını ya da Vakıf adına hareket eden bir kişiyi desteklemektedir ve bildirimleri gizli tutmaktadır. Hiçbir çalışan Hilful Fudul Vakfı Etik Temsilcisine ve / veya Etik Kurul’a yapmış olduğu Etik Kural ihlali olduğuna inandığı bir bildirim nedeniyle baskı veya cezalandırmaya tabi tutulamaz, Etik Kurul’un yazılı oluru alınmadan görev kapsamı veya yerinde bu nedenle bir değişiklik yapılamaz.
c. Bildirim yapan kişinin, bu tür bir muameleye maruz kalması durumunda bunu Etik Kurul’a iletmesi gerekmektedir. Mal ve hizmet alınan firma ya da iş ortaklarının da çalışanlarına Hilful Fudul Vakfı Etik Temsilcisinin rolü hakkında düzenli hatırlatma yapması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda bildirim yapmalarını teşvik etmeleri beklenmektedir.

13- Politika İhlalleri
Politikaya aykırı olan veya olma ihtimali olan durumlarda, konu Hilful Fudul Vakfı Etik Temsilcisi ve Etik Kurulu’nca incelenir ve uygunsuz davranışların tespiti halinde gerekli yaptırımlar uygulanır.