1- AMAÇ
Hilful Fudul Vakfı çalışanlarının iş ortakları, müşterileri nezdindeki sosyal ilişkilerinde alınan ya da verilen hediyeler ile ağırlama faaliyetlerinin usul ve esaslarına ilişkin çerçeveyi çizmek, çıkar çatışması yaşanmasını önlemek, böylelikle de Hilful Fudul Vakfı’nın iş ilişkisinde bulunduğu tüm ülkelerdeki yolsuzluk ve rüşvetle mücadele yasalarıyla uyumlu olmasını sağlamak amaçlanmaktadır.
2- KAPSAM ve İÇERİK
“Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası” ve “Etik İlkelerimiz” kapsamında hazırlanan bu politika, Hilful Fudul Vakfı çalışanlarının müşteri ve 3. taraflar ile olan ilişkilerinde izlemesi gereken hediye alma, hediye verme ve ağırlama faaliyetlerine ilişkin uyulması gereken temel çerçeveyi düzenlemektedir.
3- TANIMLAR
Hediye: Mevcut iş ilişkisi ile potansiyel iş beklentisi içerisindeki kişiler arasında, maddi veya manevi bir karşılık gerektirmeyen, ticari nezaket veya teşekkür amacıyla verilen ürün ve hizmetlerdir.
Ağırlama faaliyetleri: İş ilişkisi veya potansiyel iş ilişkisi içerisindeki kişiler arasında temsil ve ağırlama amacıyla gerçekleştirilen davet, eğlence, yemek, kurumsal iletişim organizasyonları ile eğitim faaliyetleridir. Üçüncü taraf: Hissedarlar, iştirakler, grup firmaları, mevcut ve potansiyel olmak üzere; iş ortakları, müşteriler, tedarikçiler, destek hizmeti kapsamında olan firmalar bu politika kapsamında 3. taraf olarak kabul edilir. Çıkar çatışması: Çalışanların kişisel faydaları için işverene zararı olabilecek her türlü işlem ve ilişkiden kaçınmaları gerekmektedir. Güvene dayalı bu ilişkinin ihlal edilmesi durumunda çıkar çatışması doğabilmektedir. Çıkar çatışması, çalışanın kişisel menfaatinin, Hilful Fudul Vakfı ve müşteri menfaati ile uyuşmaması veya bu yönde bir algının oluşmasıdır. Her işlem ve davranışımızın; başkaları tarafından çıkar çatışması olarak algılanma olasılığının, algılanması durumunda hem bizim, hem de Hilful Fudul Vakfı’nın zor durumda kalıp kalmayacağının, tarafsızlığımızı etkileyip etkilemeyeceğinin, etkilemese bile bu şekilde algılanıp algılanmayacağının, Hilful Fudul Vakfı’nı, müşterilerimizi, tedarikçilerimiz ve diğer paydaşlarımızı olumsuz etkileyip etkilemeyeceğinin değerlendirilmesidir.
4- HEDİYE POLİTİKASI USUL ve ESASLARI
Hediye politikası usul ve esasları; hediye kabulü, hediye sunumu, temsil ve ağırlama faaliyetlerinde uyulması gereken usul ve esasları belirtmektedir.
5- Hediye Kabul ve Sunumunda Uyulması Gereken Usul ve Esaslar
Hilful Fudul Vakfı’nın ve çalışanlarının tarafsızlıklarını, kararlarını ve davranışlarını etkileyebilecek hediye ya da menfaat kabul etmemesi, 3. kişi ve kuruluşlara bu tarz etkiler oluşturabilecek hediye ve menfaat sağlama yönünde girişimde bulunmaması esastır. Aşağıda tanımlanan uygulama esasları, Vakıf çalışanlarının iş ilişkisi içerisinde bulundukları 3. kişi ve kuruluşlarla olabilecek hediye alış- verişlerini düzenlemekte ve bu konuda uygulanacak ilkeleri belirlemektedir.
a. Hilful Fudul Vakfı, tedarikçiler ve hizmet sağlayıcılar (bundan sonra "Tedarikçiler" olarak ifade edilecek) için önemli müşterilerdir. Tedarikçiler yalnızca rekabet esasına dayanarak seçilebilir. Satın almadan sorumlu olanlar başta olmak üzere bütün çalışanlar Tedarikçilerden veya diğer iş ortaklarından etik olmayan ve uygun olmayan teklifler alabilirler. Tedarikçilerin hediyelerle, yardımlarla veya bağışlarla Hilful Fudul Vakfı’nın çalışanlarının satın alma kararlarını etkileme çabalarına müsamaha edilmemelidir.
b. Bu girişimler şahsi veya üçüncü bir kişinin lehine olabilir. Tedarikçilere Vakıf çalışanlarını bu şekilde etkilememeleri tavsiye edilmeli ve kendileri bu koşulu ihlal etmeleri durumunda uyarılmalıdır. İhlalin ciddi olması veya tekrarlanması halinde, iş ilişkisi sonlandırılmalıdır.
c. Vakıf çalışanlarının, görev yaparken tarafsızlıklarını, performanslarını, karar almalarını etkileyen veya etkileme ihtimali bulunan, ekonomik değeri olan ya da olmayan her türlü menfaat ve hediyeyi alması yasaktır. (Örneğin kredi, komisyon, değerli menkul veya başka mal veya maldan pay, işe alma, herhangi bir borç veya diğer yükümlülükten muaf kalma veya muaf tutma, çıkar sağlayan başka herhangi bir hizmet, vs.)
d. Vakıf çalışanları;
1. Kurum iş hedefleri ile uyumlu,
2. Yürürlükteki mevzuata uygun,
3. Hediyenin kamuoyu tarafından öğrenilmesinin Vakfı zor durumda bırakmayacak
4. Söz konusu hediye veya konaklamanın alınmasından sonra Tedarikçinin bel bağladığı bir sözleşme yapma kararında makul veya potansiyel bir etkisinin olmaması durumunda. olması koşulları ile “e” maddesinde çerçevesi çizilmiş hediyeleri alabilir ve/veya verebilir ya da özel bir uygulamaya tabi tutulmayı kabul edebilirler.
e. “d” maddesinde belirtilen koşullara uygun olmak şartıyla aşağıda belirtilen hediyeler ve davetler özel duruma göre kabul edilebilir
1. Vakıf çalışanları, iş dünyasında kabul edilebilir standartlarda eğlence, ikram ve yemek verebilirler ve alabilirler.
2. Vakfı temsilen katılınan seminer ve benzeri organizasyonlarda para dışında günün anısı olarak ve sembolik değeri olan ödül, şilt vb. hediyeler alınabilir.
3. Promosyon hediyeleri (örneğin tükenmez kalem, takvim, not defteri, kahve bardağı vs.) ve genellikle maddi değeri olmayan diğer hediyeler alınabilir.
4. Davet iş amaçlı olduğu sürece (örneğin bir iş toplantısının kapsamı dâhilinde gerçekleşir) ve iş yemeğinin değeri davet edilen kişinin kurumdaki konumuna uygun olduğu sürece zaman zaman iş yemeklerine davet edilebilir.
5. Sık olmamakla birlikte spor etkinlikleri, konserler, kültürel etkinlikler, ticari fuarlar veya konferanslar gibi etkinliklere davetler (her iş ortağı için yılda bir veya iki kez) yalnızca aşağıda belirtilen koşullarda kabul edilebilir:
5.1 Doğrudan bir iş amacı olması (mevcut sözleşme görüşmeleriyle doğrudan ilişkisi olmamalıdır),
5.2 Çalışana iş ilişkisi kurduğu bir kişinin eşlik etmesi,
5.3 Biletin bedelinin davet edilen kişinin ülkedeki konumuna uygun olması. Böyle bir davetin kabul edilmesi çalışanın amirinin onayına tabidir. Eş veya arkadaşların davetinin reddedilmesi gereğinin yanı sıra davet eden şirketin seyahat veya konaklama masraflarını karşılaması reddedilmelidir.
f. Hiçbir suretle maddi değeri 25 Amerikan Dolarını aşan hediyeyi kabul etmemelidir. Bu şekilde bir durumla karşılaşıldığında, hediyeyi nazikçe reddetmeli ve hediyeyi “Hilful Fudul Vakfı Hediye Verme, Kabul Etme ve Ağırlama Politikası” nedeniyle kabul edemediğini belirtmelidir.
g. Bir takvim yılı içinde çeşitli kaynaklardan kabul edilen hediyelerin toplam değerinin 100 Amerikan Dolarını aşmaması gerekmektedir. Vakıf çalışanları, 25 Amerikan Dolarını geçmeyecek değerde kabul ettiği her hediye için “Hediye Kabul Beyan Formu” nu (Ek-1) doldurarak Hilful Fudul Vakfı Yönetim Kurulu’na teslim etmesi gerekmektedir.
h. Nakit hediyeler, altın, pırlanta gibi değerli madenler veya nakde çevrilmesi kolay olan hediyeler, indirim çekleri hiçbir suretle kabul edilmemelidir. Hediyenin kabul edilmemesi veya kabul edildikten sonra geri gönderilmesi durumunda karşı tarafa “Hediye İade Beyan Formu” (Ek-2) gönderilmelidir. Form Hilful Fudul Vakfı Yönetim Kuruluna da bilgi amaçlı olarak teslim edilir.
i. Çikolata, çiçek ya da promosyon ürünler gibi maddi değeri düşük ya da maddi değerinden ziyade itibari değeri bulunan hediyeler bu politika kapsamında değildir. Ancak bu tür maddi değeri düşük hediyelerin de hediye türü ve hediye kabul edilen kişiden bağımsız olarak, sürekli olarak kabul edilmemesi gerekmektedir.
j. Zımnen veya açıkça bir karşılığa bağlanan hediye veya menfaatlerin alınması yasaktır.
k. Rüşvet ve/veya komisyon almak, vermek veya teklif etmek hiçbir şart altında kabul edilemez.
l. Vakıf tarafından üyeler, bağışçılar ve iş ilişkisinde bulunulan diğer 3.kişilere verilecek hediye ve promosyon malzemelerinin neler olabileceği Vakıf Yönetim Kurulu tarafından onaylanır. Onaylanan hediye ve promosyon malzemelerinin dağıtımı için, ayrıca izin almaya gerek yoktur.
m. “d” maddesinde sayılan koşullar ile uyumlu olmak şartıyla, Vakıf uygun ürünleri ve hizmetleri hediye olarak kabul edebilir ve Vakıf Yönetim Kurulu’nun bilgisi ve onayı dahilinde, alıcının kültürüne ve etik değerlere uygun ürün veya hizmetler hediye olarak verilebilir.
n. Yerel kültür değerlerinin Vakıf politikasında belirlenen değerlerin üzerinde karşılıklı hediye vermeyi gerektirdiği istisnai durumlarda, bu hediyeler sadece Vakıf adına ve Vakıf Yönetim Kurulu’nun onayıyla kabul edilebilir. Her halükarda hediye değişimi yerel kültüre uygun şekilde yapılmalıdır.
6- Resmi Makamlara ve Devlet Görevlilerine Hediyeler
5. Bölümde belirtilen kurallar resmi makamlara, devlet görevlileri ve bu kişiler ile ilişkili üçüncü kişilere de uygulanmaktadır. Vakıf çalışanları, bir devlet görevlisine verilecek promosyonel bir
hediyenin o kişiyi resmi görevlerini yerine getirirken vereceği kararları etkileyecek nitelikte olmasından kaçınmalıdır. Bu nedenle bütün çalışanların bu baskıda bulunabilecek herhangi bir işlem yapmaları veya tedbir almaları yasaktır. Her türlü resmi makamlara veya devlet görevlilerine para veya eşdeğer hediye, yardım veya bağışlar vermek, teklif etmek, vaat etmek veya yetki vermek
prensip olarak yasaktır. İstisnalar, Vakıf yetkilisinin ve etik temsilcisinin önceden onayına tabidir. Devlet memurları için yapılan normal iş yemeklerine davetler çalışanın amirinin önceden
onaylamasını gerektirir. Devlet görevlilerinin veya özel sektör çalışanlarının rutin işlemlerini teminat altına almak veya hızlandırmak amacıyla ödemeler yapılması veya nakit olmayan eşdeğerler, davetler, hediyeler, bağışlar veya yardımlar sunulması (aynı zamanda hızlandırma ödemeleri olarak da bilinir) her zaman yasaktır.
7- Ağırlama Faaliyetlerinde Uyulması Gereken Usul ve Esaslar
a. Temsil ve ağırlama amacıyla Hilful Fudul Vakfı çalışanlarının eğlence organizasyonu yapması veya yemek vermesi durumunda Hilful Fudul Vakfı tarafından belirlenen temsil ve ağırlama yetkilerinin kullanılmasına ilişkin esaslar uygulanır.
b. Hilful Fudul Vakfı çalışanları veya Hilful Fudul Vakfı tarafından yetkilendirilmiş herhangi bir taraf, bir davete ev sahipliği yapıyorsa, aksi davette somut olarak belirtilmedikçe konuklara ait yol ve konaklama masrafları konuklarca karşılanır. Gerekli, makul veya açıklanabilir durumlarda (eğitim faaliyetleri, kurumsal iletişim organizasyonları vb.) masraflar Hilful Fudul Vakfı tarafından da karşılanabilir.
c. Hilful Fudul Vakfı adına çalışan ve Hilful Fudul Vakfı‘nı temsil eden çalışanlar tarafından gerçekleştirilmek istenen ağırlama faaliyetleri alenen, iyi niyetli ve koşulsuz olmalıdır. Ağırlama
sağlanan tarafta herhangi bir sorumluluk veya karar alma sürecini etkileyebileceği yönünde bir intiba oluşturmaması gözetilmelidir.
d. Hilful Fudul Vakfı adına çalışan ve Hilful Fudul Vakfı’nı temsil eden çalışanlar, iş dünyasında kabul edilebilir, makul ve mütevazı olması kaydıyla temsil ve ağırlama amacıyla eğlence ve yemek organizasyonlarına katılabilirler.
e. Hilful Fudul Vakfı çalışanları veya Hilful Fudul Vakfı tarafından yetkilendirilmiş herhangi bir tarafın, davet ve iş gereği gerçekleştireceği yol ve konaklama masrafları aksi davette belirtilmediği sürece Hilful Fudul Vakfı tarafından karşılanır. Gerekli, makul veya açıklanabilir durumlarda (eğitim faaliyetleri, kurumsal iletişim organizasyonları vb.) masraflar davet gönderen tarafça da karşılanabilir.
f. Hilful Fudul Vakfı adına çalışan ve Hilful Fudul Vakfı’nı temsil eden çalışanlar tarafından kabul edilecek ağırlanma faaliyetleri; alenen, iyi niyetli ve koşulsuz olmalıdır. Hilful Fudul Vakfı üzerinde herhangi bir sorumluluk veya karar alma sürecini etkileyebileceği yönünde bir intiba yaratmaması gözetilmelidir.
8- Politika İhlallerinin Bildirimi
a. Bir çalışan ya da Hilful Fudul Vakfı adına hareket eden bir kişinin işbu Politikaya aykırı hareket ettiği yönünde görüş ya da şüphe varsa, Hilful Fudul Vakfı Etik Temsilcisine ve Etik Kurul’a iletilmelidir. Etik Kuralları ile ilgili hususlar belirli aralıklarla Vakıf çalışanlarına hatırlatılmaktadır.
b. Hilful Fudul Vakfı dürüst ve şeffaf bir yaklaşımı teşvik etmekte olup; iyi niyetle içten kaygılarını dile getiren herhangi bir çalışanını ya da Vakıf adına hareket eden bir kişiyi desteklemektedir ve bildirimleri gizli tutmaktadır. Hiçbir çalışan Hilful Fudul Vakfı Etik Temsilcisine ve / veya Etik Kurul’a yapmış olduğu Etik Kural ihlali olduğuna inandığı bir bildirim nedeniyle baskı veya cezalandırmaya tabi tutulamaz, Etik Kurul’un yazılı oluru alınmadan görev kapsamı veya yerinde bu nedenle bir değişiklik yapılamaz.
c. Bildirim yapan kişinin, bu tür bir muameleye maruz kalması durumunda bunu Etik Kurul’a iletmesi gerekmektedir. Mal ve hizmet alınan firma ya da iş ortaklarının da çalışanlarına Hilful Fudul Vakfı Etik Temsilcisinin rolü hakkında düzenli hatırlatma yapması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda bildirim yapmalarını teşvik etmeleri beklenmektedir.
9- Politika İhlalleri
Politikaya aykırı olan veya olma ihtimali olan durumlarda, konu Hilful Fudul Vakfı Etik Temsilcisi ve Etik Kurulu’nca incelenir ve uygunsuz davranışların tespiti halinde gerekli yaptırımlar uygulanır.