HİLFUL FUDUL VAKFI SORUMLULUKLARI

Yasal sorumluluklarımızın yanısıra; ilişkide olduğumuz kişilere, çalışanlara, bağışçılarımıza, tedarikçi ve iş ortaklarımıza, çözüm ortaklarımıza, topluma, insanlığa ve diğer sivil toplum kuruluşlarına vakıf adına aşağıda sıralanan sorumluluklarımızı yerine getirmeye özen gösteririz.

  1. Yasal Sorumluluklarımız

Yurtiçi ve yurtdışında mevcut tüm faaliyet ve işlemlerimizi Amerika Birleşik Devletleri yasaları ve milletlerarası hukuk çerçevesinde yürütür, yasal düzenleyici kurum ve kuruluşlara doğru, tam ve anlaşılabilir bilgileri zamanında sunarız.

Tüm faaliyet ve işlemlerimizi yürütürken, her türlü kamu kurum ve kuruluşu, idari oluşum, sivil toplum örgütü ve siyasi partilere herhangi bir menfaat beklentisi olmaksızın eşit mesafede yer alır ve bu sorumluluk bilinci ile yükümlülüklerimizi yerine getiririz.

  1. Üyelerimize Karşı Sorumluluklarımız

Üye memnuniyeti odaklı, üyelerimizin ihtiyaç ve taleplerine en kısa zamanda, en doğru şekilde cevap veren proaktif bir anlayışla çalışırız. Hizmetlerimizi, zamanında ve söz verdiğimiz koşullarda sunar; üyelerimize saygı, onur, adalet, eşitlik ve nezaket kuralları çerçevesinde yaklaşırız.

  1. Çalışanlara Karşı Sorumluluklarımız

Çalışanların özlük haklarının tam ve doğru biçimde kullanılmasını sağlarız. Çalışanlara dürüst ve adil yaklaşır, ayrımcı olmayan, güvenli ve sağlıklı bir çalışma ortamı taahhüt ederiz. Çalışanlarımızın bireysel gelişimi için gerekli çabayı gösterir, sosyal sorumluluk bilinciyle yer alacakları uygun sosyal ve toplumsal faaliyetlere gönüllü olmaları konusunda da destekler, iş hayatı ile özel hayat arasındaki dengeyi gözetiriz.

  1. Mütevellilerimize Karşı Sorumluluklarımız

Vakfın sürekliliğine öncelikle önem vererek ve Vakfa değer katma hedefi doğrultusunda; gereksiz ya da yönetilemez riskleri almaktan kaçınır, sürdürülebilir faydayı amaçlarız. Finansal disiplin ve hesap verebilirlik çerçevesinde hareket eder, Vakfımızın kaynak ve varlıkları ile çalışma zamanımızı verimlilik ve tasarruf bilinciyle yönetiriz. Kamuya yaptığımız açıklamalarda ve Mütevellilerimize; mali tablolarımız, stratejilerimiz, projelerimiz ile ilgili zamanında, doğru, tam ve anlaşılabilir bilgi veririz.

  1. Tedarikçi/Çözüm Ortaklarımıza Karşı Sorumluluklarımız

İyi bir müşteriden beklendiği şekilde adil ve saygılı davranır, yükümlülüklerimizi zamanında yerine getirmek için gerekli özeni gösteririz. İş yaptığımız kişi ve kuruluşlar ile iş ortaklarımızın gizli bilgilerini özenle koruruz.

  1. Topluma ve İnsanlığa Karşı Sorumluluklarımız

Demokrasinin, insan haklarının, ve çevrenin korunması; eğitim ve hayır işleri, suç ve yolsuzlukların ortadan kaldırılması bizim için çok önemlidir. İyi bir vatandaş olma bilinciyle toplumsal konularda öncü olarak duyarlı bir şekilde hareket eder; sivil toplum örgütlerinde, kamu yararına olan hizmetlerde, bu konularda uygun faaliyetlerde rol almaya çalışırız. Amerika Birleşik Devletleri’nin ve uluslararası proje yürüttüğümüz ülkelerin gelenek ve kültürlerine duyarlı davranırız. Rüşvet veya maksadı aşan bedelde hediye vb. ürün ve hizmetler vermeyiz ve kabul etmeyiz.

  1. Kamuya Karşı Sorumluluklarımız

Şeffaflık ilkemiz ışığında bağışçılarımıza, Vakfımızın hak ve yararlarını da gözetecek bir şekilde, zamanında, doğru, eksiksiz, anlaşılabilir, analiz edilebilir, kolay erişilebilir durumda, vakıf yönetimi, finansal ve hukuki durumu ile ilgili güvenilir bilgi sunulur. Vakfımız aleyhine sonuçlar doğurabilecek bile olsa, açıklanması gereken bilgilerin aktarılmasında hiç bir koşulda tereddüt edilmez.

  1. İş Sağlığı ve Güvenliği Konusunda Sorumluluklarımız

İş Sağlığı ve İş Güvenliği; Hilful Fudul Vakfı Çalışanları, İş Sağlığı ve Güvenliği ile ilgili olarak yasalara, diğer hukuksal düzenlemeler ile prosedürlere, işyeri güvenliği ve çalışanların sağlığını korumak amacıyla alınan önlemlere uymakla yükümlü olduklarını bilerek tüm faaliyet ve çalışmalarını bu bilinç ve yükümlülük ile hareket eder.

  1. Çalışanların Sorumlulukları

Vakıf ile ilgili politika ve prosedürler, nasıl davranmamız ve işimizi nasıl yapmamız gerektiği konusundaki kurallar detaylı olarak belirlenmiştir. Bu kurallara uyum tüm çalışanların asli sorumluluğudur. Bu doğrultuda tüm Vakıf çalışanlarının;

  1. Her koşulda yasa ve düzenlemelere uygun hareket etme,
  2. Hilful Fudul Vakfı’na ait belgeleri, etik kuralları okuma, içinde yer alan kural, ilke ve değerleri bilme, anlama, içselleştirme ve bunlara uygun hareket etme,
  3. Vakıf için geçerli olan genel ve işleri ile ilgili spesifik politika ve prosedürleri öğrenme,
  4. Kendisi veya başkaları ile ilgili potansiyel ihlaller konusunda yöneticisine danışma,
  5. Kendisinin veya başkalarının olası ihlallerini ivedilikle rapor etme; bu konularla bildirimlerini isimli veya isimsiz olarak yöneticisine, insan kaynaklarına ve/veya Etik Kurulu’na yazılı ve sözlü olarak iletme,
  6. Etik soruşturmalarda Etik Kurulu ile işbirliği içinde bulunma, soruşturma ile ilgili bilgileri gizli tutma

sorumluluğu bulunmaktadır.

  1. Yöneticilerin Ek Sorumlulukları

Hilful Fudul Vakfı yöneticilerinin, çalışanlar için tanımlanmış olan sorumlulukların ötesinde ek sorumlulukları da bulunmaktadır. Buna göre, yöneticiler;

  1. Etik kuralları destekleyen bir Vakıf kültürünün ve çalışma ortamının oluşturulmasını ve sürdürülmesini sağlamaktan,
  2. Etik kurallarla ilgili soru, şikayet ve bildirimlerini iletmeleri konusunda çalışanlarını desteklemekten,
  3. Kendisine danışıldığında yapılması gerekenler konusunda yol göstermek, iletilen tüm bildirimleri dikkate almak ve gerekli gördüğünde Etik Kurulu’na en kısa sürede iletmekten,
  4. Sorumluluğundaki iş süreçlerinin etik konularla ilgili riskleri en aza indirecek şekilde yapılandırılmasını sağlamaktan ve etik kurallara uyumu sağlamak üzere gerekli yöntem ve yaklaşımları uygulamaktan sorumludur.

 

 

  1. Etik Kurulunun Ek Sorumlulukları

Etik Kurulu Danışmanları;

  1. Vakıf içerisinde etik konusunda çalışanlar tarafından iletilen soru ve konularda yön göstermek, danışmanlık yapmaktan,
  2. Vakıf içinde çözümlenemeyen veya çözümü soruşturma gerektiren uygunsuzlukları Etik Kuruluna yönlendirmekten,
  3. Kendisine ulaşan Vakıf içi etik uygunsuzlukların çözümüne Etik Kurulu’nun talebi doğrultusunda katkıda bulunmaktan,
  4. Kendisine gelen etikle ilgili soruları ve uygunsuzlukları sonuçları ile birlikte düzenli olarak veya istenildiğinde Etik Kuruluna raporlamaktan,
  5. Vakıfta yürütülen etik uygulamalarının etkinliğini izlemek, takip etmek; uygulamalarda destek olmaktan sorumludur.
  6. Etik Kurallara Uyumsuzlukların Çözümlenmesi

Vakıf Etik Kurallarını veya Vakıf Politikalarını ve Prosedürlerini ihlal edenler gerekirse işten ayrılmalarının istenmesi derecesine varabilecek çeşitli disiplin yaptırımlarına tabi olacaklardır. Disiplin yaptırımları, uygunsuz davranışları ve kuralları bozmaya neden olan fiilleri onaylayan, yönlendiren veya bu konularda bilgi sahibi olup gerekli bildirimi uygun şekilde yapmayan kişilere de uygulanacaktır.

  1. Etik Kurulu

Etik Kurulu, Vakfın Etik Kuralları kapsamında etik kuralların ihlal edildiğine dair şikayet ve bildirimleri soruşturmak ve çözümlemek ile sorumludur. Hilful Fudul Vakfı Yönetim Kurulu Başkanı’na bağlı olarak çalışan Etik Kurul aşağıdaki pozisyonlardaki kişilerden oluşur:

Başkan – Denetim Bölüm Başkanı

Üye – Hilful Fudul Vakfı Yönetici, Çalışanları ve Üyeleri

Hilful Fudul Vakfı Etik Kurulu çalışmalarını aşağıda belirlenen ilkeler çerçevesinde yürütür:

  1. Bildirim ve şikayetler ile, bildirim veya şikayette bulunanların kimliğini gizli tutar.
  2. Soruşturmayı mümkün olduğu kadar gizli kurallar içinde yürütür.
  3. Soruşturma ile ilgili bilgi, belge ve delili doğrudan doğruya mevcut olan birimden talep yetkisine sahiptir. Elde ettiği her türlü bilgi ve belgeyi sadece soruşturma konusu ile sınırlı olarak inceleyebilir.
  4. Soruşturma süreci baştan itibaren yazılı tutanağa bağlanır. Bilgi delil ve belgeler tutanağa eklenir.
  5. Tutanak başkan ve üye tarafından imzalanır.
  6. Soruşturma ivedi yöntemle ele alınır ve sonuca mümkün olan en seri şekilde ulaşılır.
  7. Kurulun aldığı kararlar derhal uygulamaya konulur.
  8. Sonuç hakkında ilgili bölümler ve mercilere bilgi verilir.
  9. Kurulun başkanı ve üyesi bu konu hakkındaki görevlerini yerine getirirken bağlı oldukları bölüm yöneticileri ve organizasyonun içindeki hiyerarşiden bağımsız olarak ve etkilenmeden hareket ederler. Kendilerine konu hakkında baskı ve telkin yapılamaz.
  10. Kurul gerekli gördüğü takdirde uzman görüşüne başvurabilir ve soruşturma esnasında gizlilik prensiplerini ihlal etmeyecek tedbirleri alarak uzmanlardan faydalanabilir.
  11. Şikâyetlere Duyarlılık

Hilful Fudul Vakfı’nın ürünleri, hizmetleri ve projeleri ile ilgili her türlü şikâyetleri hızlı ve doğru bir şekilde gereken yerlere yönlendiririz. Vakfın saygınlığını etkileyebilecek derecede ciddi ve olağan dışı her türlü şikâyeti gecikmeksizin Vakıf Müdürüne/Komite/Komisyon Başkanlarına veya Yönetim Kurulu’na iletiriz.

  1. Bilirkişi

Hilful Fudul Vakfı’na tevdi olunan görevin her türlü kişisel veya özel menfaatin üzerinde olduğu bilinciyle hareket eder; görevini layıkıyla yerine getiririz. Görevlendirildiği konuda uzmanlık bilgisi ve tecrübesinin yeterli olmadığını, konunun kendi uzmanlık alanına girmediğini, varsa görevi kabulden kaçınmasını haklı kılacak mazeretini, görevlendirmeyi yapan mercie bildirmekle yükümlü olduğumuzu biliriz. Görevi sırasında elde ettiği resmi veya gizli nitelikteki bilgileri, kendisi, yakınları veya üçüncü kişiler yararına doğrudan veya dolaylı olarak bir menfaat elde etmek için kullanmaz. Etik ilkelerle bağdaşmayan veya hukuka aykırı iş ve eylemlerde bulunmasının kendisinden talep edilmesi halinde ya da görevini yerine getirirken bu tür bir eylem veya işlemden haberdar olduğunda durumu gecikmeksizin görevlendirmeyi yapan mercie bildirmekle yükümlü olduğumuzu biliriz.

  1. Tarafsızlık

Toplumun refahı, Hilful Fudul Vakfı’nın hizmet idealleri ile yasallık, adalet, sorumluluk, eşitlik ve dürüstlük ilkeleri doğrultusunda hareket ederiz. Takdir yetkisini kamu yararı ve hizmet gerekleri doğrultusunda, her türlü ideolojiden ve siyasi görüşten uzak, tarafsızlık ve eşitlik ilkelerine uygun olarak kullanırız. Vakfımızın adını, vakfımızın olanaklarını ve vakıftaki görevlerimizi kullanarak siyasi ve ideolojik amaçlı açıklamalarda bulunmaz, eylemlere katılmaz, bir siyasi partinin propagandasını yapmayız. Görevlerimizi yerine getirirken ve hizmetlerimizi sunarken; dil, din, felsefi inanç, siyasi düşünce, ırk, cinsiyet ve benzeri sebeplerle ayrım yapmayız. Bu yöndeki gözlem ve şikâyetlerimizi hiç bir engel olmaksızın doğrudan Etik Kurulu’na iletiriz.